Ethikkodex

I. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

Gegenstand und Zweck des Ethikkodex

Der Ethikkodex der FORNIX d.o.o. legt die ethischen Grundsätze und Verhaltensregeln für alle Verwaltungsorgane und Mitarbeitenden fest, basierend auf gesetzlichen und sonstigen Vorschriften.

Zweck dieses Ethikkodex ist es, ethische und moralische Grundsätze sowie Werte im Arbeitsverhalten zu fördern. Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, diese als ihre eigenen persönlichen Grundsätze und Verhaltenskriterien zu übernehmen, mit dem Ziel, das Gemeinwohl zu fördern, ein transparentes und effizientes Geschäft zu gewährleisten sowie qualitativ hochwertige Dienstleistungen für die Nutzer bereitzustellen.

Inhalt des Ethikkodex

Dieser Ethikkodex enthält grundlegende Prinzipien und Standards guter Verwaltungspraxis, die von den Mitarbeitenden im Umgang mit Bürgern, natürlichen und juristischen Personen sowie anderen Dienstleistungsnutzern (im Folgenden: Nutzer), im Verhältnis zu anderen Stellen, in ihren gegenseitigen Beziehungen sowie in ihrer Einstellung zur Arbeit und zum Arbeitsplatz einzuhalten sind.

II. GRUNDSÄTZE

• Mitarbeitende haben ihre Tätigkeit im Einklang mit der Verfassung, den Gesetzen, Vorschriften und den Regeln ihres Berufs auszuüben.
• Mitarbeitende sind verpflichtet, effizient zu handeln, mit möglichst geringem Kosten- und Zeitaufwand und die Rechte und Interessen der Nutzer so schnell wie möglich transparent und zuverlässig zu gewährleisten.
• Mitarbeitende haben ihre Aufgaben korrekt, gewissenhaft und professionell auszuführen und sind für ihr Handeln und ihre Ergebnisse verantwortlich.
• Mitarbeitende und Verwaltung haben die Rechte sowie die Integrität und Würde aller Mitarbeitenden und Geschäftspartner zu achten. Diskriminierung oder Bevorzugung aufgrund von Alter, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Sprache, Rasse, politischer oder religiöser Überzeugungen, Behinderung, Bildung, sozialem Status, Geschlecht, Familienstand, sexueller Orientierung oder anderer gesetzlich geschützter Merkmale ist unzulässig.
• Mitarbeitende dürfen ihre Stellung oder Befugnisse nicht missbrauchen, um persönliche Vorteile (finanzieller oder sonstiger Art) oder Vorteile für Dritte zu erlangen.
• Es ist untersagt, zur bevorzugten Bearbeitung von Anliegen Geschenke oder unentgeltliche Leistungen zu fordern oder anzunehmen.
• Wird einem Mitarbeitenden im Zusammenhang mit einer bevorzugten Behandlung ein Vorteil angeboten, ist dieser abzulehnen und dem Vorgesetzten zu melden.
• Mitarbeitende haben sich ordentlich und angemessen entsprechend den beruflichen Standards zu kleiden und ihren Arbeitsplatz gemäß den geltenden Standards zu pflegen.
• Mitarbeitende, die Mitglied einer politischen Partei sind, dürfen ihre politische Zugehörigkeit während der Arbeitszeit nicht zeigen oder ihre berufliche Tätigkeit dadurch beeinflussen lassen.
• Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, im Einklang mit den Grundsätzen einer effizienten Unternehmensführung sowie den Prinzipien der Wirtschaftlichkeit und Effizienz zu handeln.
• Mitarbeitende sind verpflichtet, mit den ihnen anvertrauten Unternehmenswerten rechtmäßig, verantwortungsvoll und sorgfältig umzugehen und diese nicht für persönliche oder illegale Zwecke zu nutzen.

III. VERHÄLTNIS ZU GESCHÄFTSPARTNERN UND ANDEREN STELLEN

• Gegenüber Geschäftspartnern haben Mitarbeitende professionell, objektiv, höflich und zugänglich aufzutreten und diese mit gebotener Sorgfalt und Respekt zu behandeln.
• Mitarbeitende haben qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu erbringen und eine gute Zusammenarbeit in allen gemeinsamen Angelegenheiten sicherzustellen.
• Die Kommunikation – schriftlich wie mündlich – hat den üblichen Standards der Geschäftskommunikation zu entsprechen. Auf Anfrage sind Name und Funktion anzugeben.
• Mitarbeitende haben Menschen mit Behinderungen und Personen mit besonderen Bedürfnissen besondere Aufmerksamkeit zu widmen.
• Auf Anfrage sind Verfahren und Entscheidungen zu erläutern.
• Die Arbeit der Mitarbeitenden basiert auf Professionalität, einschließlich eines hohen Maßes an Fachwissen und kontinuierlicher Verbesserung.
• Mitarbeitende sollen gute Beziehungen und eine zielgerichtete Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitenden und Institutionen pflegen.

IV. BEZIEHUNGEN ZWISCHEN MITARBEITENDEN

Verhältnis der Mitarbeitenden untereinander

• Beziehungen müssen auf gegenseitigem Respekt, Vertrauen, Verantwortung und Zusammenarbeit beruhen.
• Mitarbeitende sollen ein positives Arbeitsumfeld fördern und sich gegenseitig unterstützen.
• Sie haben die Fachkompetenz anderer zu respektieren, Initiative und Kreativität zu fördern und relevante Informationen weiterzugeben.
• Eine Behinderung der Arbeit anderer ist unzulässig.

Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden

• Die Beziehungen sollen respektvoll, ausgewogen, geduldig und von Loyalität geprägt sein.
• Mitarbeitende sind gegenüber ihren Vorgesetzten für ihre Arbeitsweise verantwortlich und haben diese entsprechend zu informieren.
• Vorgesetzte haben die Pflicht, Mitarbeitende zu fördern, Zusammenarbeit zu stärken und ein professionelles Verhalten gegenüber Partnern sicherzustellen.
• Vorgesetzte sollen fair handeln, ein gutes Beispiel geben, beraten und Zugang zu notwendigen Informationen ermöglichen.
• Sie haben die Fähigkeiten und Interessen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, Weiterbildung zu fördern und unangemessene persönliche Einflussnahme zu vermeiden.

V. OFFENLEGUNG VON INFORMATIONEN

Ziel: Sicherstellung von Transparenz und Integrität

Leitlinien:

• Offenlegung von Finanzdaten, Interessenkonflikten, operativen Änderungen und Sicherheitsvorfällen
• Finanzdaten durch den CFO, Interessenkonflikte durch Mitarbeitende, operative Themen durch Abteilungsleiter
• Finanzberichte vierteljährlich, Konflikte und Sicherheitsvorfälle sofort, operative Änderungen vor Umsetzung
• Nutzung von Berichten, internen Mitteilungen und öffentlichen Bekanntmachungen
• Verstöße können zu disziplinarischen oder rechtlichen Konsequenzen führen

VI. FINANZIELLE VERANTWORTUNG

Unsere Organisation verpflichtet sich zu höchsten Standards in Bezug auf finanzielle Integrität und Transparenz.

Grundsätze:

• Genauigkeit: Finanzdaten müssen korrekt, vollständig und zeitnah sein
• Transparenz: Klare Information für alle Stakeholder
• Verantwortung: Verantwortung für finanzielle Entscheidungen
• Compliance: Einhaltung aller relevanten Gesetze und Richtlinien
• Ethik: Vermeidung von Interessenkonflikten

Verstöße sind unverzüglich über das vertrauliche Meldesystem zu melden und werden umgehend geprüft.

VII. ÜBERWACHUNG DER ANWENDUNG DES ETHIKKODEX

Ethikkomitee

Die Umsetzung dieses Ethikkodex wird durch ein Ethikkomitee überwacht.

• Das Komitee besteht aus vier Mitgliedern, die vom Geschäftsführer ernannt werden
• Mitglieder stammen aus Belegschaft und Management
• Amtszeit: vier Jahre, Bericht alle zwei Jahre
• Aufgaben: Überwachung, Förderung ethischer Grundsätze und Verhalten

Aufgaben des Komitees:

• Entgegennahme und Dokumentation von Beschwerden
• Durchführung von Untersuchungen
• Erstellung von Berichten
• Beantwortung von Beschwerden
• Abgabe von Empfehlungen
• Förderung ethischer Standards

Beschwerden können schriftlich oder per E-Mail eingereicht werden.

Das Komitee untersucht die Sachlage und sammelt relevante Informationen. Der betroffene Mitarbeitende muss innerhalb von acht Tagen Stellung nehmen.

Eine Antwort erfolgt spätestens innerhalb von 30 Tagen.

Bei bestätigten Verstößen werden geeignete Maßnahmen und Sanktionen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung festgelegt.

Administrative Aufgaben übernimmt die Personalabteilung.

VIII. ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, diesen Ethikkodex im täglichen Arbeitsalltag gewissenhaft anzuwenden.